Konference

Oversigt

Konferenceafdelingen sidder sammen med Event og håndterer booking og afvikling af konferencer i OCC's lokaler.

Nuværende systemer

• Picasso - Booking af lokaler og ressourcer
• Picanto - Køresedler og kontrakter (digital signatur)

Bemanding

Ca. 8 medarbejdere (sidder sammen med Event).

Kendte processer

Afventer detaljeret kortlægning

Booking og tilbud

• Modtager forespørgsler
• Udarbejder tilbud
• Sender kontrakt via Picanto med digital signatur

Planlægning

• Opretter køresedler i Picanto
• Koordinerer med FB omkring forplejning
• Koordinerer med Hotel Odense/Odeon omkring værelser

Fakturering

• Projektleder sender selv faktura efter arrangement
• Fakturering sker via Picanto/Picasso

Snitflader

• Messe - Når arrangementer krydser (konference + messe)
• Event - Deler kontor, tæt samarbejde
• FB - Forplejning til arrangementer
• Hotel Odense/Odeon - Værelsesallokering
• Økonomi - Fakturering og rapportering

Kendte udfordringer

• Når arrangementer involverer både konference og messe, er der uklarhed om ansvar (f.eks. hvem bestiller ekstra stole)
• Personale skal konsultere både køresedler (fra Picanto) og projektmanualer (fra Messe)