Messe

Oversigt

Messeafdelingen håndterer messer og udstillinger i OCC's haller. Afdelingen sidder fysisk adskilt fra konference/event.

Nuværende systemer

• C5 - Fakturering (skifter til Business Central)
• Word - Projektmanualer og kontrakter
• Picasso - Lokalebooking (begrænset brug)

Bemanding

Ca. 10 medarbejdere.

Kendte processer

Afventer detaljeret kortlægning

Booking og tilbud

• Kontrakter er Word-baserede
• Sendes som vedhæftning i mail (ingen digital signatur)

Planlægning

• Bruger "projektmanualer" - Word-dokumenter der sendes rundt i huset
• Booker lokaler i Picasso

Fakturering

• Håndteres af økonomiafdelingen
• Fakturering via C5 (snart Business Central)
• Arbejder eksklusiv moms

Koordinering

• Rækker ud til FB for forplejning
• Rækker ud til Event for "pynt og gøgl"
• Rækker ud til Hotel for værelser
• Én person ejer arrangementet og har 360-graders overblik

Snitflader

• Konference - Når arrangementer krydser
• Event - Tilkøber event-services (pynt, underholdning)
• FB - Forplejning
• Hotel Odense/Odeon - Værelsesallokering
• Økonomi - Fakturering

Kendte udfordringer

• Projektmanualer i Word ligger ikke centralt - viden går tabt når medarbejdere stopper
• Kontrakter sendes manuelt som vedhæftninger (ingen digital signatur)
• Fakturering sker i økonomi, ikke af dem der kender arrangementet
• Manglende integration med resten af huset

Mål

Afdelingen skal over på samme system som konference. De er åbne for forandring og "modne til at der skal ske noget".